Содержание

Деньги на размен как оформить

Организация и учет разменного фонда в кассе

С утра в большинстве магазинов нет выручки. В кассе нет наличных. Но все это не избавляет от риска того, что в 10 часов утра придет покупатель с неразменными 2 тысячами рублей. Отсутствие размена – это не повод отказывать в обслуживании клиенту. А потому рекомендуется сформировать разменный фонд. Он состоит из монет небольшого значения. Это могут быть купюры номиналом 10, 50, 100, 500 рублей. Формировать разменный фонд нужно правильно. В обратном случае возникнут проблемы при налоговой проверке.

Как правильно выдать фонд

Деньги передаются кассиру каждый день. Делать это нужно с утра. Средства передаются на основании кассового ордера. Последний составляется по форме №КО-2. Деньги передаются главбухом или другим лицом с соответствующими полномочиями. Размер суммы и номинал денег определяются конкретным торговым центром. Нужно учитывать средний чек магазина, проходимость в утреннее время.

В РКО нужно прописать «разменный фонд» в строке, в которой указывается основание передачи денег. В завершение дня средства, полученные под размен и оставшиеся с утра, сдаются с выручкой под приходный кассовый ордер. Последний документ составляется по форме №КО-1.

На возврат разменных денег и выручки рекомендуется оформлять разные приходные документы. Необходимы они для свидетельства того, что излишек средств в ККТ – это именно размен.

На базе оформленных РКО и ПКО выполняются записи в кассовой книге по форме №КО-4. В журнале, составляемом по форме №КМ-4, никаких сумм фиксировать не требуется. В этой бумаге отражается только выручка, которая прошла через кассовый аппарат. Если это правило не будет соблюдаться, налоговые службы могут найти правонарушение: выручка не была оприходована.

Если торговое предприятие состоит из нескольких точек по торговле, разменный фонд выдается старшему кассиру. Именно он обязан распределить деньги между всеми кассирами. Для целей документации нужно завести книгу учета денег, принятых и выданных кассиром. Книга эта составляется по форме №КО-5.

ВАЖНО! В ФЗ №402 «О бухучете» от 6 декабря 2011 года в последней редакции есть изменения. В частности, теперь отменено требование об обязательном использовании унифицированных форм первички. Однако кассовые первичные документы (приходные и расходные бумаги, книга для учета денег, выданных сотруднику) ведутся по специальным формам.

Что делать, если время работы магазина и бухгалтерского отдела различается

Часто часы работы магазина и бухгалтерского отдела различаются. Рассмотрим ситуации, когда магазин открывается раньше. В этом случае деньги на размен можно выдать вечером. В расходном ордере указывается следующая дата. То есть деньги фактически выдаются в один день, а в документе вносится следующая дата.

Проблема может быть в том, что магазин закрывается позднее. В таком случае сдать выручку и размен можно в начале следующего дня. При этом составляется приходной ордер, составляемый за предыдущую дату. В день сдачи выручки нужно не забыть зафиксировать выдачу размена на актуальную дату.

К СВЕДЕНИЮ! Рассмотренный порядок не совсем правомерный. Документ об операции нужно оформлять той датой, в которую фактически была выполнена операция.

Магазин и бухгалтерский отдел расположены далеко друг от друга: что делать

Бухгалтерский отдел может быть в одном конце города, а магазин – в другом. В этом случае придется тратить много времени на езду туда и обратно. Можно ли этого избежать? Да. Для этого можно использовать схему с выдачей денег кассиру под отчет. Средства можно выдать под отчет на месяц. Подобная схема никакими нормативными актами не запрещена.

Выдача денег под отчет предполагает, что кассир отсчитывается о расходовании выданных средств в течение 3 дней после истечения месячного срока. Процедура выдачи предполагает это сопровождение:

  • Издание приказа управленца об определении размера фонда под размен за заданный период.
  • Деньги предоставляются кассиру на базе ордера.
  • Кассир по истечении положенного срока возвращает средства.
  • При возврате средств нужно составить авансовый отчет, в пункте «назначение» которого прописывается «РФ».
  • В отчете указывается размер полученных средств, размер расхода, сумма средств, возвращенных по приходному ордеру.

Отчетные деньги должны быть оприходованы. Однако на практике все нет так. Обычно деньги просто остаются в кассе. В большинстве случаев никакого штрафа за это нет, так как правонарушение почти невозможно обнаружить.

Порядок оформления фонда

Выдача кассиру размена регулируется Типовыми правилами использования ККМ, установленными Минфином №104 от 30 августа 1993 года. В частности, речь об этом идет в пункте 3.8 и 3.8.1. В этих пунктах прописано, что кассир, в начале рабочего дня, должен получить все нужное для исполнения своей деятельности. В перечень необходимых предметов входят и разменные купюры. Выдаются деньги под роспись. Основание выдачи – расходного кассового ордера. Никаких документов больше оформлять не нужно. Составленные расписки и акты приема в данных обстоятельствах не будут иметь юридической силы. Второй шаг – внесение информации в кассовую книгу.

Формирование фонда выполняется на основании этих двух бумаг. Они подтверждают, что в кассе находятся именно деньги для размена, а не излишки. По завершении дня остаток сдается.

Для облегчения прохождения проверки рекомендуется издать локальный приказ о выдаче РФ. В нем указывается точная сумма налички для целей размена, условия выдачи денег, сдача по каждой ККТ. Копию Приказа и ордер рекомендуется хранить на месте установки кассы. Документы должны быть всегда под рукой. Нужно это для того, чтобы их можно было оперативно достать при проверке.

ВАЖНО! На выручку, облагаемую налогом, и разменные деньги составляются различные ордеры.

ВНИМАНИЕ! Если в компании работает несколько кассиров, нужно составить еще одну бумагу. В частности, это книга учета предоставленных денег. Составляется она по форме №КО-5.

Дополнительная информация

Как сформировать фонд, если магазинов несколько? Все деньги передаются старшему продавцу, который сам распределяет их между другими кассирами. Деньги выдаются сотруднику под отчет.

Где хранить деньги, переданные под отчет? Лучше использовать для этого кассу.

Можно ли оформлять фонд на продолжительный срок? Ответа на этот вопрос в нормативных актах нет. В них указано только, что деньги под размен должны выдаваться продавцу каждый день. Но там ничего не сказано о том, нужно ли возвращать эти средства. В законе не прописан максимальный срок выдачи денег. А потому можно предоставить средства по кассовому ордеру, выпустить приказ. В приказе указывается срок выдачи. К примеру, это может быть месяц.

Бухучет разменного фонда

При взаимодействии с разменным фондом используются эти записи:

  • ДТ50/2 КТ50/1. Выдача размена в кассу.
  • ДТ50/2 КТ90/1. Фиксация торговой выручки.
  • ДТ50/1 КТ50/2. Сдача выручки в главную кассу.
  • ДТ50/1 КТ50/2. Возврат размена в главную кассу.
  • ДТ71 КТ50. Выдача денег из фонда под авансовый отчет.
  • ДТ50 КТ71. Возврат денег.

Главный первичный документ – кассовый ордер. Информация, указанная в проводках, и сведения, содержащиеся в первичке, должны совпадать друг с другом.

Разменный фонд кассира-операциониста: как правильно оформить

«Упрощенка», 2011, N 6

Из этой статьи вы узнаете:

  1. Каким документом сопровождается выдача кассиру денежных средств для размена.
  2. Что грозит организации, которая не оформляет данную операцию.
  3. Как отражаются в бухгалтерском учете выдача и возврат разменного фонда.

Для того чтобы выдавать покупателю сдачу, кассиру-операционисту нужны мелкие деньги. А где может взять их кассир, например, в первые часы работы, когда выручки еще нет или есть, но немного? Правильно, наличные для разменного фонда он должен получить из центральной кассы организации или предпринимателя. Поговорим о том, как все правильно оформить, чтобы не иметь проблем с налоговыми органами.

Обсудим существующий порядок

Наличные расчеты с покупателями «упрощенцы» (за некоторым исключением) ведут с применением кассовой техники. Поэтому руководствоваться при выдаче разменного фонда необходимо Типовыми правилами эксплуатации ККМ при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденными Минфином России от 30.08.1993 N 104 (далее — Правила). В п. п. 3.8 и 3.8.1 Правил сказано, что перед началом работы кассир должен получить у должностного лица организации все необходимое для работы, в частности разменную монету и купюры в количестве, нужном для расчетов.

Согласно п. 3.8 Правил разменный фонд кассиру необходимо получать под роспись. Но это не означает, что он будет писать какую-либо расписку, так как выдача наличных денег из кассы организации регулируется Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденным Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40. Так что при выдаче кассиру разменного фонда оформлять нужно расходный кассовый ордер. В конце рабочего дня кассир должен составить справку-отчет кассира-операциониста (форма N КМ-6) и сдать полученную выручку в основную кассу организации. А вместе с выручкой он сдает и сумму полученного утром разменного фонда. При сдаче денежных средств составляется приходный кассовый ордер.

Читать еще:  Что такое s p

На основании указанных документов делаются записи в кассовой книге. Заметим: на сдачу выручки и разменного фонда лучше составлять отдельные приходные кассовые ордера. Это подтвердит, что сданная сумма не является выручкой от реализации, и тем самым оградит от ненужных вопросов. Рекомендуем также издать приказ, в котором руководитель установит сумму разменного фонда, выдаваемого кассиру-операционисту .

О заполнении формы N КМ-6 читайте на с. 74.

Совет редакции. Сдачу выручки и разменного фонда оформляйте разными ПКО, тогда вам не придется объяснять налоговому инспектору, почему часть сданной суммы не включена в налоговую базу.

Обсудим некоторые нюансы. При торговле с использованием ККТ кассир обязан вести книгу кассира-операциониста по форме N КМ-4. И в ней нужно записывать только выручку, разменные суммы в этой книге не отражаются (собственно, в унифицированной форме для них не предусмотрено специальной графы). Есть и еще один документ, который придется вести, но только в случае, когда в организации несколько кассиров-операционистов. Речь идет о книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма N КО-5). В ней отражается выдача денег для размена старшим кассиром другим кассирам.

Памятка. Унифицированные формы кассовых документов (N КО-. ) утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88, документов для работы с ККТ (N КМ-. ) — Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132.

Есть нюансы. Книгу учета принятых и выданных денежных средств ведут только в случае, когда кассиров-операционистов несколько.

За неправильно оформленный разменный фонд могут оштрафовать

Спрашиваете, зачем нужно заполнять дополнительные расходные и приходные кассовые ордера, ведь деньги для разменного фонда передаются лишь временно и возвращаются в той же сумме? К чему лишние документы и записи в кассовой книге?

И документы, и соответствующие записи нужны, и вот почему. Дело в том, что в операционной кассе в течение дня можно хранить денежные средства в сумме выручки, полученной с использованием ККТ. Остальное налоговые органы при проверке могут посчитать неоприходованной наличностью. В этом случае организации грозят штрафы в размере от 40 000 до 50 000 руб., а должностным лицам — от 4000 до 5000 руб.

О штрафах. Размеры штрафов указаны в ст. 15.1 КоАП РФ. Индивидуальные предприниматели в рамках КоАП РФ несут такую же административную ответственность, как и должностные лица организаций, то есть им грозит штраф в размере от 4000 до 5000 руб. (ст. 2.4 КоАП РФ).

А чтобы разменный фонд не посчитали неоприходованной наличностью, его следует оформить так, как рассказывалось ранее. Теперь рассмотрим некоторые ситуации, встречающиеся на практике.

Торговая точка начинает работать раньше бухгалтерии

Довольно часто встречающаяся ситуация. Бухгалтерия работает с 9.00 или 10.00, а магазин — с 8.00. А бывают и круглосуточные торговые точки. Как тогда оформлять выдачу разменного фонда?

В данном случае ничего не остается, как выдавать нужные суммы кассирам накануне вечером, выписывая расходные кассовые ордера следующим днем. Сдачу же выручки и разменного фонда проводят по основной кассе утром следующего дня задним числом. Конечно, это также нарушение, однако зафиксировать его проверяющие не смогут, следовательно, никаких наказаний не будет.

Важное обстоятельство. Как правило, часы работы налоговиков те же, что и у бухгалтерии.

Торговых точек несколько

Бывает, что у фирмы две или более торговые точки. В этом случае каждый кассир получает разменный фонд в основной кассе организации, расписываясь в расходном кассовом ордере. Возможен и другой вариант. Разменный фонд на всех получает старший кассир, потом выдает деньги подчиненным, при этом делаются записи в книге по форме N КО-5.

Выдача размена на длительный срок

Многие интересуются, можно ли выдавать кассирам разменный фонд не ежедневно, а делать это раз в неделю, месяц или даже год? Четкого ответа на этот вопрос нормативные документы не содержат.

Некоторые специалисты рекомендуют выдавать денежные средства кассирам под отчет, соответственно оформляя авансовые отчеты с указанием назначения аванса — «разменный фонд». При этом издается приказ руководителя, в котором устанавливается срок возврата денежных средств, выданных в качестве аванса. Надо сказать, что такой подход возможен, однако имеет отдельные недостатки. Ведь денежные средства выдаются под отчет лично кассиру, следовательно, хранить их он должен у себя (например, в кармане или кошельке), а не в операционной кассе. Однако за данное нарушение штрафов не предусмотрено.

Ситуация. Московские налоговики уходят от ответа

В Письме УФНС России по г. Москве от 18.06.2008 N 22-12/057947 налогоплательщики задали как раз интересующий нас вопрос: допускается ли выдача кассирам магазинов разменного фонда один раз в год по расходному ордеру?

Однако ответа на поставленный вопрос указанное Письмо не содержит. Налоговики напоминают правила работы на ККМ, согласно которым кассиры должны обеспечиваться всем необходимым перед началом работы. Но ни запрета, ни разрешения на выдачу разменного фонда один раз в год в Письме нет.

Кроме того, суды, как правило, встают на сторону налогоплательщиков, которых оштрафовали за неполное оприходование денежной наличности из-за нарушения порядка оформления разменного фонда. По мнению судей, несвоевременная сдача в центральную кассу разменного фонда не является административным нарушением, указанным в ст. 15.1 КоАП РФ.

Подборка документов. Есть положительные для налогоплательщиков примеры арбитражной практики. См., например, Постановления ФАС Северо-Западного округа от 02.03.2010 по делу N А56-24004/2009 и от 28.06.2010 по делу N А56-58858/2009, а также Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 10.01.2008 N Ф04-61/2008(443-А70-43).

Отражение операций с разменным фондом в бухгалтерском учете

Уделим внимание организациям, которые даже при УСН ведут бухучет в полном объеме. Расскажем, как отражается выдача разменного фонда в бухучете.

Для каждой операционной кассы на счете 50 «Касса» открывается отдельный субсчет «Операционная касса 1», «Операционная касса 2» и т.д. При выдаче разменного фонда делается проводка:

Дебет 50, субсчет «Операционная касса», Кредит 50, субсчет «Касса организации».

При возврате разменных денег проводка будет обратной:

Дебет 50, субсчет «Касса организации», Кредит 50, субсчет «Операционная касса».

Пример. ООО «Горизонт» применяет УСН и ведет бухгалтерский учет в полном объеме. 2 июня 2011 г. кассиру магазина был выдан разменный фонд в размере 3800 руб., в тот же день вечером кассир сдал в кассу организации полученную выручку в сумме 374 500 руб. и вернул сумму разменного фонда. Отразим операции в бухгалтерском учете при условии, что для операционной кассы на счете 50 открыт субсчет 2, для центральной кассы организации — субсчет 1 (см. таблицу).

Бухгалтерские проводки ООО «Горизонт»

Если же при выдаче кассиру денежных средств для разменного фонда оформляется авансовый отчет, то делается проводка:

Дебет 71 Кредит 50.

Возврат отражается следующим образом:

Дебет 50 Кредит 71.

Нюансы, требующие особого внимания. При выдаче разменного фонда оформляется расходный кассовый ордер, в противном случае налоговики могут зафиксировать неоприходование денежной наличности, что грозит административным штрафом.

Правила работы с ККМ предполагают ежедневную выдачу и возврат разменного фонда, однако за их нарушение штрафов не предусмотрено.

Если торговая точка начинает работать раньше бухгалтерии, то деньги для размена придется выдавать заранее, а оформлять их получение утром следующего дня.

Размен денег

Размер денег – привычная процедура, осуществляемая каждый день для каких-то целей: получение сдачи в магазине, обращение в банк, предоставление прочих услуг. Целенаправленно совершить размен на мелкие купюры или наоборот можно несколькими способами, каждый из которых имеет свои нюансы. Наиболее распространенный из известных пунктов, где можно разменять деньги, – банк, где по закону не имеют права отказать.

Где можно разменять деньги и зачем это нужно

Практически в любой профессии, от водителя до продавца,присутствует товарно-денежный оборот, где без обмена нельзя обойтись. Крупных купюр или мелочи может скопиться достаточно для того, чтобы обменять на более удобные деньги крупными банкнотами.

Пример. Кондуктору передают за проезд одной бумажкой в 1000 рублей, а он должен будет предоставить сдачу. Так как поездка стоит практически копейки, сдача возвращается мелочью. Пассажиру нужно будет куда-то деть эти монеты, не помещающиеся в кошелек или карман.

В таких случаях совершается обмен. По правилам торговых точек получить деньги мелкими или крупными можно только купив что-то. Это значит, что продавец обязан предоставить размен после совершенной покупки, когда сделка будет заключена.
Также возможен размен средств в банке. Но следует учесть следующее:

  1. Финансовую услугу предоставят только по письменному обращению.
  2. Заявитель показывает свои документы.
  3. Заявка содержит в себе информацию о лице с характеристикой поданных монет или купюр.
  4. Осуществляется проверка на соответствие подлинности.
  5. Совершается обмен другого номинала бумажных денег или монет.
  6. Ставится отметка на заявлении после завершения операции.
  7. В банке могут взять комиссию за проведение финансовой операции.
Читать еще:  Проблема с коллекторами

В банк обычно обращаются люди, желающие совершить обмен крупных денежных знаков на более мелкие, если суммы превышают несколько десятков тысяч рублей, а также, если меняются доллары на рубли или другая иностранная валюта. С более мелкими деньгами целесообразней пойти в торговые точки, аптеки, киоски или супермаркеты. В магазинах охотнее разменивают на более крупные купюры по причине постоянной нехватки копеек и прочей мелочи.

Размен в банке на мелкие и на крупные купюры

Как уже говорилось ранее, банк не имеет права отказать в предоставлении размена. Перед обращением рекомендуется позвонить в банковское отделение с целью извещения о предполагаемом обмене: оговаривается заранее время и сумма. Таким образом, заявитель избавит себя от ожиданий в очереди и поиска нужных банкнот.

Не во всех банках имеется общий бланк заявления, так как по закону оно может быть подано в произвольном виде. Обязательно указание такой информации:

  • ФИО о заявителе;
  • наименование банковского учреждения, где предоставляется услуга;
  • паспортные данные с адресом;
  • характеристики поданных купюр: количество, номинал, номерной знак каждой;
  • характеристики денег, которые потребуются заявителю: количество с номиналом;
  • когда был создан документ, подпись обратившейся стороны.

После написания заявки банковскому работнику передаются купюры.Оператором производится проверка денег. Под проверкой подразумевается использование специального устройства, которое позволяет распознать фальшивые банкноты. Если с деньгами все нормально, проводится размен, предполагающий пересчет денежных знаков, обозначение величины согласно заявлению, отсчет необходимой суммы номиналом или монетами, передачу денег.

Достаточно сложно обменять копейки и мелкую валюту. Люди в таком случае поступают следующим образом: открывают вклады до востребования. На счет кладется мелочь, после чего получаются более крупные банкноты. Для того чтобы свои же деньги не вернули этими мелкими купюрами, можно обратиться в другое отделение или снять средства в банкомате при помощи карты.

Крупные банки имеют специальные автоматы, предназначенные для принятия мелочи. Это достаточно редкое устройство, но в Москве, а также в Санкт-Петербурге его можно найти в главном офисе Сбербанка. В других городах также стараются установить монетоприемные автоматы.

Аналогичное устройство предлагается «Монетной компанией». Она имеет сеть терминалов по приему мелочи в Москве. Вложенные деньги придут на телефонный счет или на карту, но с удержанием процента за услугу. Также через терминал можно отправить внесенные монетки на благотворительность.

Прочие способы

Есть еще несколько удобных способов разменять деньги:

  1. Размен крупных и мелких купюр в общественном транспорте. Для получения мелочи нужно к концу рабочей смены обратиться к кондуктору, когда работнику потребуется в кассу одна купюра. А крупные деньги выдаются в начале и середине дня. Но общественный транспорт повышает риск получить фальшивую купюру, так как проверка денег не проводится.
  2. Обмен в торговых точках и в супермаркетах. В этом случае разменять удастся мелкие деньги на крупные, так как практически в каждом магазине острая нехватка копеек. Чтобы поменять, к примеру, 5 тысяч, нужно купить что-то, так как продавец вправе отказать разменять деньги, пока не была совершена покупка.
  3. Размен в банкомате. Сначала пополняется карта неразменными банкнотами, а снимаются деньги небольшими партиями от 50 до 500 рублей. Но не все банкоматы выдают средства мелкими купюрами.
  4. Покупка жетонов в метро с возвращением сдачи. Даже если человек обратится с 5000 рублей, ему не имеют права отказать при покупке. Также имеются терминалы, предполагающие выдачу сдачи.
  5. Получение денег в вендинговом аппарате. В этих устройствах продается шоколад и кофе, а за покупку аппарат дает сдачу. Но не во всех вендинговых устройствах принимают купюры больше, чем 100 рублей, о чем указывается в инструкции.

Нормы закона

О правилах совершения размена говорится в положении Центрального банка РФ «О порядке ведения кассовых операций…». В этом нормативном акте обозначается процедура передачи денег банком и права заявителя.

Если совершается финансовая процедура в торговых точках, следует обращаться к «Типовым правилам эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением». Этот документ содержит статью о том, что индивидуальные предприниматели, директоры (заведующие) предприятиями либо заместители, дежурные администраторы обеспечивают кассира разменными деньгами в том количестве, которое требуется для совершения расчета с потребителями.

В процессе совершения покупки кассир должен предоставить сдачу в полном объеме, но в той валюте, которая имеется в кассовом аппарате. Пожелания покупателя касательно купюр нет, так как важна итоговая цифра сдачи, даже если это будет 1000 рублей 10-рублевыми купюрами. Если продавец отказывается давать сдачу, аргументируя отсутствием средств или нежеланием менять большие суммы,покупатель имеет право потребовать жалобную книгу, чтобы уведомить руководство об имеющихся проблемах.

Как выдать и оформить разменный фонд для кассира

Как правило, с утра пораньше в магазине выручки еще нет либо ее совсем мало. И чтобы ваш кассир не отпугивал покупателей словами «нет сдачи» и не бегал по соседним магазинам в поисках купюр помельче, его нужно снабдить разменной суммой денег. Причем сделать это нужно так, чтобы в случае «кассовой» проверки у налоговиков не было бы повода оштрафовать вас см., например, Постановление 9 ААС от 27.10.2011 № 09АП-25372/2011; Решение ВС Республики Коми от 30.11.2011 № 21-368/2011 за нарушение порядка работы с денежной наличность ю ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ .

Идеальная выдача разменного фонда

Она выглядит так. Ежедневно перед началом рабочего дня кассир по расходному кассовому ордеру (форма № КО-2) получает от главного бухгалтера (другого уполномоченного лица) разменную сумму, необходимую для расчетов с покупателям и пп. 3.8, 3.8.1 Типовых правил, утв. Минфином 30.08.93 № 104; пп. 3.1, 4.1 Положения, утв. Банком России 12.10.2011 № 373-П (далее — Положение № 373-П) . В РКО в строке «Основание» указывается «разменный фонд». В конце рабочего дня полученные разменные деньги кассир по приходному кассовому ордеру (форма № КО-1) сдает обратно вместе с выручкой.

На возврат размена и выручки удобнее составлять разные приходники. Это будет доказательством, что излишек денег в кассе — именно размен, а не выручка.

На основании составленных РКО и ПКО делаются соответствующие записи в кассовой книге (форма № КО-4) п. 5.2 Положения № 373-П . А вот в журнале кассира-операциониста (форма № КМ-4) разменные суммы отражать не надо, там должна фигурировать только выручка, полученная через ККТ. В противном случае есть опасность, что, увидев в журнале данные о разменном фонде, налоговики «повесят» на вас неоприходование выручки.

Если в компании несколько торговых точек и разменные деньги из кассы организации получает старший кассир, выдавая их потом остальным кассирам, нужно также вести книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5) п. 2.4 Положения № 373-П ; Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утв. Постановлением Госкомстата от 18.08.98 № 88 .

Напомним, что в новом Законе о бухучете уже нет требования об обязательном применении унифицированных форм первичных документо в ч. 4 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ . Однако такую кассовую первичку, как приходники, расходники, кассовую книгу, книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств, по-прежнему нужно вести по унифицированным форма м пп. 1.8, 2.4, 5.1 Положения № 373-П .

Если время работы торговой точки и бухгалтерии не совпадает

Действительно, обычно магазины открываются раньше головного офиса. Многие фирмы в такой ситуации выдают кассиру разменный фонд накануне вечером, но ставят в расходнике дату следующего дня. А если магазин еще и закрывается позже, то сдачу выручки и размена производят утром следующего дня по приходникам, датированным предыдущим днем. В этом случае нужно не забыть отразить выдачу нового разменного фонда.

Формально такой порядок действий — нарушение, но зафиксировать его очень сложно.

Если торговые точки и бухгалтерия находятся далеко друг от друга

Чтобы не мотаться каждый день туда-сюда для оформления «разменных» РКО и ПКО, можно по заявлению кассира выдать ему деньги под отчет, например, на месяц. Порядком ведения кассовых операций это не запрещено. Он лишь обязывает подотчетника отчитаться о потраченных деньгах не позднее 3 дней со дня окончания срока, на который получены деньг и п. 4.4 Положения № 373-П .

В этом случае нужно издать приказ руководителя об установлении суммы разменного фонда на определенный период. Деньги выдаются кассиру по расходнику. По истечении срока, на который выданы деньги, кассир должен будет вернуть деньги и оформить авансовый отчет, указав «разменный фонд» в графе «Назначение аванса». Писать в авансовом отчете почти ничего не придется: получил столько-то, израсходовал — 0,00 руб., вернул столько-то по такому-то приходному ордеру.

Выданные под отчет разменные деньги кассиры, как правило, оставляют в ящике ККТ, полагая, что штрафа за неоприходование не будет. Ведь это деньги подотчетного лица. Но аудиторы не советуют так делать.

ОБМЕН ОПЫТОМ

“ Полученные кассиром под отчет деньги перестают быть средствами предприятия и становятся задолженностью кассира, то есть временно являются как бы его средствами, предназначенными для расходования на установленные цели. Поэтому если кассир вложит их в ящик кассового аппарата, то он, во-первых, нарушит нормативные акты (в частности, п. 4.7 Типовых правил эксплуатации ККМ), во-вторых, в случае ревизии кассы эти деньги будут рассматриваться как неоприходованная выручка.

Читать еще:  Как пробить машину перед покупкой

Вот почему такие средства должны находиться вне ящика ККТ, например в личной сумке кассира. Но тут уже у него самого возникает риск, что в случае утраты сумки он будет нести полную материальную ответственность за нанесенный организации ущерб в размере невозвращенного остатка неизрасходованных подотчетных средств. Поэтому все-таки лучше официально выдавать кассиру разменные средства в начале смены, тем более что увеличить лимит остатка наличности в кассе на сумму разменного фонда не так уж и сложн о ” .

Несмотря на то что в последнее время налоговики редко цепляются к неправильному оформлению выдачи размена, рисковать все равно не стоит.

Учет расходов на размен и доставку денежных знаков Банка России

Как учесть расходы на размен и доставку денежных знаков Банка России при исчислении налога на прибыль? Об этом, а также об отражении расходов, связанных с оплатой услуг кредитных организаций, в бухгалтерском учете рассказывают эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ Марина Пивоварова и Елена Мельникова.

Каков порядок отражения расходов на размен и доставку денежных знаков Банка России в бухгалтерском учете и при исчислении налога на прибыль? Размен и доставка денежных знаков Банка России связаны непосредственно с видом деятельности организации — гостиничное хозяйство и сопутствующие ему услуги.

Налоговый учет

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются экономически оправданные и документально подтвержденные затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Перечень банковских операций определен ст. 5 Федерального закона от 02.12.1990 N 395-1 «О банках и банковской деятельности» (далее — Закон N 395-1) и является закрытым.

К банковским операциям относятся:

1) привлечение денежных средств физических и юридических лиц во вклады (до востребования и на определенный срок);

2) размещение указанных в пункте 1 части первой этой статьи привлеченных средств от своего имени и за свой счет;

3) открытие и ведение банковских счетов физических и юридических лиц;

4) осуществление расчетов по поручению физических и юридических лиц, в том числе банков-корреспондентов, по их банковским счетам;

5) инкассация денежных средств, векселей, платежных и расчетных документов и кассовое обслуживание физических и юридических лиц;

6) купля-продажа иностранной валюты в наличной и безналичной формах;

7) привлечение во вклады и размещение драгоценных металлов;

8) выдача банковских гарантий;

9) осуществление переводов денежных средств по поручению физических лиц без открытия банковских счетов (за исключением почтовых переводов).

Согласно ст. 30 Закона N 395-1 отношения между кредитными организациями и их клиентами осуществляются на основании договоров, если иное не предусмотрено федеральным законом.

При заключении договоров кредитные организации и их клиенты вправе самостоятельно определить конкретный перечень осуществляемых кредитными организациями в соответствии со ст. 5 Федерального закона N 395-1 банковских операций и сделок (оказываемых ими банковских услуг), за которые взимается отдельная плата, а также стоимость и необходимые условия их осуществления (оказания).

При этом в ст. 5 Закона N 395-1 законодатель не выделил доставку (перевозку) наличных денежных средств.

Для ответа на вопрос, относится ли размен и доставка (перевозка) денежных знаков банка Банка России к банковским операциями, обратимся к Положению ЦБР от 24.04.2008 N 318-П «О порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монет Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации» (далее — Положение N 318-П).

Как сказано в преамбуле этого Положения N 318-П, оно определяет порядок ведения кассовых операций с валютой РФ в виде банкнот и монеты Банка России при осуществлении банковских операций и других сделок, порядок работы с вызывающими сомнение в платежеспособности денежными знаками Банка России, неплатежеспособными, не имеющими признаков подделки денежными знаками Банка России, денежными знаками Банка России, наличие признаков подделки которых не вызывает сомнения у кассового работника кредитной организации, а также устанавливает правила хранения, перевозки и инкассации наличных денег в кредитных организациях на территории РФ.

Следует отметить, что перечисление через запятую понятий «перевозка наличных денежных средств» и «инкассация денежных средств» указывает на то, что законодатель разделил эти понятия.

В соответствии с абзацем 1 п. 1.5 Положения N 318-П под инкассацией наличных денег понимаются сбор, доставка наличных денег клиентов в кредитную организацию и ее внутренние структурные подразделения с последующим зачислением (перечислением) их сумм на банковские счета, счета по вкладам (депозитам) клиентов, открытые в этих или иных кредитных организациях.

Перевозкой наличных денег является транспортировка принятых наличных денег в кредитной организации, ее внутренних структурных подразделениях, учреждениях Банка России и сдача их в кредитную организацию, ее внутренние структурные подразделения, учреждения Банка России или передача клиенту (абзац 2 п. 1.5 Положения N 318-П).

В отличие от инкассации наличных денег, операция по перевозке наличных денег не относится к банковским операциям и не требует лицензии Банка России, перевозку наличных денег могут осуществлять не только кредитные организации, их внутренние структурные подразделения, организации, входящие в систему Банка России, уставом которых такое право им предоставлено, но и организации, оказывающие услуги по перевозке ценных грузов (смотрите письмо ЦБР от 13.01.2009 N 29-1-2-5/44 «О перевозке наличных денег»).

Перевозкой является вид деятельности, порядок осуществления которой регулируется договором перевозки, заключаемым в соответствии с главой 40 ГК РФ, транспортными уставами и кодексами, иными законами и издаваемыми в соответствии с ними правилами.

Согласно ст. 34 Федерального закона от 10.07.2002 N 86-ФЗ «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)» Банк России определяет порядок ведения кассовых операций, устанавливает правила хранения, перевозки и инкассации наличных денег для кредитных организаций.

Пунктом 1.11 Положения ЦБР от 12.10.2011 N 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» (далее — Положение N 373-П) установлено, что юридическое лицо обязано определить мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке. Полагаем, что стоимость такой услуги может быть признана в расходах при исчислении налога на прибыль. Но, так как перевозка наличных денежных средств не является банковской операцией, по нашему мнению, стоимость такой услуги отражается либо как иные расходы, связанные с производством или реализацией (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ), либо как прочие внереализационные расходы (пп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ) (подчеркнем, что согласно п. 4 ст. 252 НК РФ, если некоторые затраты с равными основаниями могут быть отнесены одновременно к нескольким группам расходов, налогоплательщик вправе самостоятельно определить, к какой именно группе он отнесет такие затраты). Также рекомендуем ознакомиться с постановлениями ФАС Московского округа от 05.07.2011 N КА-А40/6294-11-2 и от 11.05.2011 N КА-А40/3913-11.

В отношении расходов по размену денежных знаков банка Банка России отметим следующее.

В п. 1.1 Положения N 318-П сказано, что кредитная организация (филиал), открытые в соответствии с нормативными актами Банка России внутренние структурные подразделения кредитной организации могут осуществлять следующие кассовые операции: прием, выдачу, размен, обмен, обработку, включающую в себя пересчет, сортировку, формирование, упаковку наличных денег.

Согласно п. 5.8 Положения N 318-П организациям предоставлено право размена как банкнот одного номинала на другой или на монеты Банка России, так и монет на банкноты. Положением N 318-П в услугу кредитной организации по обмену банкнот на монеты Банка России не входит доставка инкассаторской службой (заметим, что раздел 6.5 ранее действующего Положения о порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории Российской Федерации, утвержденного 09.10.2002 N 199-П, данное условие предусматривал).

Так как данные расходы относятся к услугам банка и непосредственно связаны с производством и (или) реализацией, то, полагаем, такие расходы в большей степени относятся к прочим расходам при исчислении налога на прибыль (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ), а не к внереализационным, при условии соответствия этих затрат критериям п. 1 ст. 252 НК РФ.

Бухгалтерский учет

В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкцией по его применению (далее — План счетов), утвержденными приказом Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н, эти расходы отражаются на счете 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие расходы».

Расчеты с банком можно отражать с использованием счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

При этом следует сделать следующие проводки:

Дебет 76 Кредит 51

— удержана сумма за доставку и размен денежных знаков Банка России;

Дебет 91, субсчет 2 «Прочие расходы» Кредит 76

— услуги банка за доставку и размен денежных знаков Банка России включены в состав расходов;

Дебет 19 Кредит 76

— отражен НДС, предъявленный банком;

Дебет 68 Кредит 19

— НДС, предъявленный банком, принят к вычету.

С текстами документов, упомянутых в ответе экспертов, можно ознакомиться в справочной правовой системе ГАРАНТ .

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector